Việc chuyển sang sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí quản lý, điều hành nhân sự, trong khi chất lượng, hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo. Tuỳ thuộc vào hình thức cũng như lĩnh vực sử dụng nhân lực bên ngoài mà khoản ngân sách tiết kiệm được cho doanh nghiệp có thể nằm trong khoảng từ 10- 40%.

Tại sao cần sử dụng nguồn lực bên ngoài ?

Trong kinh doanh hiện đại, việc cung cấp nguồn lực bên ngoài cho phép sử dụng những dịch vụ truyền thống dựa trên những điều kiện linh hoạt, với ý tưởng chủ đạo là: đảm bảo sự mềm dẻo nhưng năng động, chi phí thấp và có khả năng pháp triển. Khi áp dụng mô hình outsourcing, doanh nghiệp có thể đạt được điều đó mà không cần phải thường xuyên tuyển dụng và “giữ” số lượng lớn nhân viên. đối với doanh nghiệp, việc sử dụng những nhân viên hợp đồng có trình độ cao từ các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp giúp họ tiết kiệm chi phí đáng kể.

Những nguy cơ phải đối mặt:

Việc sử dụng nhân lực theo hợp đồng thường đi kèm với việc cắt giảm số lượng nhân viên trong công ty. Ít nhất, trong nhận thức của nhân viên thì cả hai quá trình – chuyển sang sử dụng nguồn lực bên ngoài và cắt giảm chỗ làm- có liên quan mật thiết với nhau.

Lãnh đạo những doanh nghiệp muốn chuyển sang chế độ sử dụng nguồn lực bên ngoài cần ghi nhớ rằng, việc thông tin không đầy đủ hoặc không đúng thời điểm về sự thay đổi này có thể dẫn đến:

• Những nhân viên giỏi sẽ ra đi, nếu họ cảm thấy mình "thất thế" khi có những người mới đến.
• Sự phản đối, đình công âm thầm của nhân viên dẫn đến sự đình trệ công việc dự định.

Làm thế nào để sự chuyển đổi diễn ra ổn thoả ?

Có một cách khác để tiếp cận nguồn ngoại lực. Ở đây muốn nói đến ý tưởng ứng dụng của trung tâm dịch vụ chung (Shared Services). Nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp (insourcing) được sử dụng rộng rãi trên thế giới, ví dụ ở các hãng như British Petroleum, Elf, Conoco, Sony, DHL. Mô hình trung tâm dịch vụ này thường thấy ở các tập đoàn lớn, với các cơ sở được phân bổ ở nhiều vùng địa lý khác nhau, có chức năng chung đối với mọi cơ sở (kế toán, nhân sự, thu mua nguyên vật liệu…) Có thể thấy ở đây sự phân chia chức năng trong trung tâm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp các vùng khác nhau. Phần lớn nhân viên thực hiện chức năng này đều được chuyển dần sang cơ cấu mới. đây là bước chuyển tiếp sang chế độ sử dụng nguồn lực bên ngoài, bởi vì sau một vài năm, những nhân viên này đã sẵn sàng giúp đỡ không chỉ đối tác bên trong mà cả bên ngoài doanh nghiệp.

Những lời khuyên hữu ích:

Dù có lựa chọn biện pháp nào để giải quyết vấn đề con người trong trường hợp doanh nghiệp chuyển sang sử dụng nguồn lực bên ngoài, thì bạn vẫn cần nhớ rằng:

• Thông tin chính xác và đúng lúc giúp bạn tránh được nhiều khía cạnh tiêu cực của quá trình chuyển đổi. Nhân viên cần hiểu được nguyên nhân, mục đích và hậu quả của việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức kinh doanh mới.
• Nên chú ý đặc biệt đến những người mà doanh nghiệp quan tâm. Họ cần hiểu được chính xác vị trí và vai trò của mình trong quá trình chuẩn bị.
• Phải chuẩn bị trước việc thông báo cho những người mà doanh nghiệp có thể phải “nói lời chia tay”, đồng thời tính trước các khoản bồi thường cho những nhân viên này.
• Nên thận trọng khi tiếp cận công ty cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm để lên dự án, trong đó chuyển giao không chỉ nhiệm vụ, công việc mà còn cả những nhân viên, đồng thời phải soạn thảo các điều khoản hợp đồng thật kỹ lưỡng.
• Trong trường hợp chọn mô hình sử dụng nhân lực bên trong, doanh nghiệp cần thu hút những nhân viên giỏi và có kiến thức chuyên môn về thực hiện trung tâm dịch vụ.
• Yếu tố con người là nền tảng và động lực của bất kỳ thay đổi nào trong doanh nghiệp.